MESLEKİ EĞİTİMLER VE
VAKA ÇALIŞMASININ
ANA HATLARI
Doç. Dr. Murat ERDAL
Son dönemde mesleki eğitimlerde vaka çalışmaları popülerliğini daha da artırmaktadır. Mesleki eğitimler gücünü uygulamadan almaktadır. Geleceğin yöneticilerinin yetiştirilmesinde vaka çalışmalarını önemi büyüktür. Vaka çalışması ağırlıklı mesleki eğitimler, bireylere olumsuz ve beklenmedik olaylar karşısında paniğe kapılmadan en uygun çözümü sağlama, sağduyulu tutum ve davranış sergilemede büyük katkı sağlamaktadır. Sektörden yaşanmış veya senaryo tabanlı her bir vaka analitik ve eleştirel düşünme yeteneği kazandırma amacıyla hazırlanmaktadır. Vaka hakkında düşünme egzersizinin yapılması, mesleki eğitim sonrasında katılımcılara iş hayatı ve kariyerleri açısından destekleyici bir ön hazırlık oluşturmaktadır.
Mesleki eğitimlerde pratik iş hayatından gelen örnek olaylar;
- problem çözme,
- doğru karar alma,
- farklı perspektif kazanma,
- alternatif plan üretme konularında teorik eğitimi zenginleştiren, katılımcıların motivasyon ve öğrenme isteğini artıran unsurlardır.
Mesleki eğitim katılımcı profili, çoğunlukla farklı eğitim ve disiplinlerden gelen yetişkinlerden oluşmaktadır. Yetişkin eğitimi, özellikli eğitim alanlarından biridir. Sektörde yer alan çalışanlar, gün içinde işletme, departman ve müşteriler için en iyi çözümü üretebilme amacı ile yoğun çaba sarf etmektedirler. Yetişkinlere yönelik hazırlanan mesleki eğitimlerde, katılımcıların uygulamadan geldikleri, operasyon bilgisi ve konu hakimiyetleri nedeniyle özel eğitim içerikleri hazırlanmalıdır. Yetişkin eğitimi konusunda yapılan araştırmalar göstermektedir ki, vaka çalışmaları, bu tür eğitimlerin ayrılmaz bir parçasıdır.
Vaka
Hazırlık Aşaması
Mesleki eğitimlerde katılımcılar, öncelikle zihinsel ve bedensel olarak hazır olmalıdır. Eğitim yeri, lojistik sektörünün yoğun iş temposu nedeniyle mümkünse işletme dışında bir noktada seçilmelidir. Eğitim süresinde katılımcıların aklı kendi çalışma ortamlarında ve yetiştirmeleri gereken işlerde kalmamalıdır. Bu nedenle eğitim saati, motivasyon ve katılımı destekleyecek en uygun zaman dilimi düşünülerek tespit edilmelidir.
Söz konusu vaka çalışmalarına başlamadan önce katılımcılara çözüm yöntemleri sırasında gerekli olabilecek teorik altyapı verilmelidir. Daha sonrasında katılımcılara vaka kavramının ne olduğu, eğitim süreci içerisindeki yeri ve öğrenme amaçları kısaca aktarılmalıdır.
Mesleki eğitimlerde moderatör, yönlendirici konumundadır. Moderatör, eğitim ortamında analiz ve tartışma atmosferini sağlayarak, öğrenme hedeflerine en yüksek düzeyde ulaşılması için enerji harcamalıdır.
Vaka
Analiz Aşaması
Vaka çözümünde ilk aşama, örnek olayın dikkatli bir biçimde okunması ve detayların gözden kaçırılmamasıdır. Anlaşılamayan ya da belirsiz gibi görülen metinler için tekrar göz gezdirmek yararlı olacaktır. Vaka analiz çalışmalarında, örnek olay üzerinde kısa notlar alma, problemi tanımlama, kritik alanları belirleme ve sorunun özüne yoğunlaşma, çözüm yolunda kolaylaştırıcı faktörlerdir.
Vaka çalışmalarında “örnek olayda yer alan karakterlerin yerinde ben olsaydım nasıl hareket ederdim ?” sorusu çok önemlidir. Söz konusu taraflar, örneğin müşteri, işletme, ilgili yöneticiler ve diğer bölüm çalışanları gibi birçok bileşene ait sorumluluklar hakkında düşünceler geliştirilmelidir. Analizin son aşamasında uygulanabilir çözüm alternatiflerini kağıt üzerinde sıralama, vaka tartışma öncesinde en iyi yöntemdir.
Vaka
Tartışma Aşaması
Eğitim ortamında katılımcıların daha fazla inisiyatif almaları için gerçek iş hayatının aksine vaka çalışmalarında hata yapmanın herhangi bir maliyeti olmadığı vurgulanmalıdır.
Meslek içi eğitim vaka çalışmalarından en yüksek verim, tartışma yoluyla alınabilmektedir. Öğrenmenin kalbine giden yol vakaların katılımcılar tarafından çok yönlü tartışılmasından geçmektedir. Her katılımcının her eğitim saatinde konuşması zorunlu olmamakla birlikte, öğrenme isteği, dikkat ve motivasyonunun sürdürülmesi gereklidir. Mesleki eğitimlerde katılımcıların vaka üzerinde sektör tecrübelerini eğitim ortamına aktarması; gözlem, analiz, değerlendirme ve eylem planları açısından son derece yararlı olmaktadır.
Tartışma sürecinde katılımcıların örnek olaylara “hergün yaşadığımız olaylar !”, “bu kadarı da olmaz !”, “hangi şirket bu hatayı yapar ?”, “yeterli bilgi yok !” gibi önyargı ile yaklaşan tutumları grubun dikkat ve motivasyonunu dağıtabilmektedir. Vaka tartışma ortamında “dinleme”, “diğer fikirlere saygı ile yaklaşma”, “olumlu tutum ve davranış sergileme” faktörleri grup öğrenme dinamiklerinin pozitif yönde gelişmesini sağlayacaktır. Her bir vakanın kendine özgü koşul ve dinamikleri vardır. Özgür tartışma ortamı içerisinde, katılımcılar tarafından dile getiren farklı düşüncelerle vakaların çoğu zaman tek ve en doğru çözümler içermediği görülecektir.
Klasik işletme-yönetim vakaları, yoğun bilgi ve sayısal veri içeren kapsamlı vakalardır. Bu tür vakalarda, işletme muhasebe-finans kayıtları, maliyet analizleri, üretim programları, pazarlama taktik ve stratejileri, ürün satış rakamları gibi her bir bölüm ve rakipler ile pazar koşulları hakkında geçmiş-güncel durum bilgileri verilebilmektedir.
Örnek olay çalışmalarında gereksiz ayrıntılarla katılımcıların dikkatini dağıtabilecek karmaşık unsurlardan kaçınılmalıdır. Tam zamanlı gerçekleştirilen eğitimlerde eğitime ayrılan süre içerisinde tartışılan vaka sayısını arttırmaya yönelik, kısa fakat öz olaylara yer verilmesi daha uygundur. Bazı vakalarda çelişkili unsurların kalması yararlı olacaktır. İş hayatının da benzer şekilde çevresel faktörlerle donanmış olduğu unutulmamalı, söz konusu vakalar birer fırsat olarak görülmelidir.
Doç. Dr. Murat ERDAL
Eğitim Seminerlerinden Vaka
Örnekleri
Yalın Üretim Semineri Vaka Çalışmaları
Üretim Yönetiminde
Bilgi, Beceri Ve Davranış[*]
Bir başka üretim işçisi:
-
“ Programlanabilir bir makineyle çalışıyorum, çoğu zaman çalışmıyor, ben
de işimi yapamıyorum. “
-
“ Ama çalışsanız da çalışmasınız da saat olarak para alıyorsunuz; sorun
ne ?”
-
“ Makine çalışmayınca çalışamıyorum.”
-
“ Onaramıyor musunuz ?”
-
“ Çoğu zaman hayır. Becerebildiğimde onarıyorum. Beceremediğimde teknisyeni çağırıyorum.
Gelmesi uzun sürüyor.”
-
“ Ama saat olarak para alıyorsunuz; sorun ne ?”
-
“ O adamı beklerken yaşadığım stresi karşılamıyor ki para…”
Bir başka üretim işçisi:
“ Ustabaşılarımız üniversitede insan ilişkileri okumuş
çocuklar. Buradaki işten hiç anlamıyorlar. Bize yardım edemiyorlar.”
Bir başka üretim işçisi:
“ Ustabaşınıza öneride bulunmanız neye yarar ki ? Gülümser
ve yürüyüp gider.”
YORUM: Başka ne yapabilir ki ?
Sorunu anlamıyor, anlasa bile elinden bir şey gelmez. Ustabaşılık,
üniversiteden yeni mezun olanlar için bir giriş işidir.
Bir başka üretim işçisi:
“ Makinelerimiz yanana kadar çalışıyor; öyle olunca da zaman
kaybediyoruz. Önleyici bakım
yeterli değil.”
Bir başka üretim işçisi:
“ Bir aksaklık olduğunda rapor tutuyorum. Yönetimden birinin
gelip sorunun ne olduğuna bakacağı söylendi bana… Şimdiye kadar hiç kimse
gelmedi.”
Yalın Üretim Semineri Vaka Çalışmaları
“TAMİR,
VERİMLİ BAKIM VE MÜŞTERİ SİPARİŞLERİ”
Freze Teknisyeni ( ustabaşına ): Şu mil yatağının işi bitmek üzere ve eğer
şimdi icabına bakmaksak işi bittiği zaman şaftı da beraberinde mahvedecek.
Ustabaşı : Bu yükler bugün yola
çıkmak zorunda.
Ustabaşı
üretim miktarını düşünüyor ve adama “ Bugün onunla uğraşamayız.” diyor. Ustabaşı,
işini kaybetmek korkusuyla, şirketin en önemli çıkarlarını bile koruyacak
durumda değil… Kendisi sadece sayılarla değerlendiriliyor, işin kaybedilmesini
önleyip önlemediğiyle değil… İşini yapmadığı için kim suçlayabilir ?
Yükü
çıkartmadan önce, freze teknisyenin de tahmin ettiği gibi, mil yatağı
arızalanıyor. Tamir esnasında, teknisyen, tabi ki, şaftın fena halde eğildiğini
fark ediyor: Baltimore’dan yeni bir şaftın getirtilmesi ve yerine konması için dört
gün kaybediliyor.
Sorular:
Okuma parçalarında
yer alan;
Depo Yönetimi Semineri Vaka
Çalışmaları
Örnek Olay: Depo Bilgi
Sistemi.
H Kargo Firması Depo
Hizmetleri
H
Kargo Firması müşterisi A bilgisayar firmasına ait yüklerin yurtiçindeki
dağıtımını beş yıldır yapmaktadır. A
Bilgisayar firması mallarını H Kargo Firmasının İstanbul’daki deposunda bulundurmaktadır ve depodaki bütün
işlemler H kargo Firması'nın yetkilileri tarafından yapılmaktadır. H
Kargo Firmasının bütün işlemleri otomasyon sisteminde
olup, beş yıl boyunca sistemde her hangi bir sorun çıkmamıştır.
Depo bilgi sisteminin temelini
barkod uygulamaları oluşturmaktadır. Barkodlar kolilerin üzerine otomatik
olarak depodaki sistemde yapıştırılmaktadır.
A Bilgisayar firması elektronik ve yazılı ortamda malzeme siparişlerini H Kargo Firmasına
bildirmektedir. Kargo Firmasının deposundaki
bilgisayar başındaki görevliler de bu siparişi aldıktan sonra forklift
operatörlerine bildirip siparişi
ilgili araca yüklemektedir. Her gün düzenli olarak depodan sabah, öğle ve akşam
olmak üzere üç parti araç sevkıyatı yapılmaktadır.
Ancak günün birinde H Kargo Firmasının bilgisayar sistemindeki güvenliği aşarak bilgisayara bulaşan bir virüs bütün veri tabanı ve barkodlama sistemini bozmuştur. Barkodlama yapılamadığı için bütün kargoların bulunması gereken raflar karışmış ve dolayısı ile sevkıyatlar gecikmiştir.
Sorular :
1) Bu durumda H Kargo Firmasının yapması gereken nedir?
2) Ortaya çıkan bu durumda H Kargo Firmasıyla müşterisi A
Bilgisayar
Firması arasındaki iş ilişkisinde neler yaşanabilir ?
Tartışınız.
www.meslekiyeterlilik.com©
Filo Yönetimi Semineri Vaka
Çalışmaları
Örnek
Olay: Araç Takip Bilgi Sistemi.
İngiltere’de X–Ray Kontrolu ve Sevkıyat Gecikmesi
Sürücü A seferinden yeni dönmüş ve sefer hesaplarını vermek için araç takip sorumlusunun yanına gitmiştir. Araç takip sorumlusu Burhan Bey, sürücüsüne İngiltere girişinde neden boşu boşuna 8 saat durduğunu sormuştur. Sürücü Ahmet, İngiliz polisinin aracını ses, X-ışını ve karbondioksit kontrollerine aldığını ve çok fazla sıra olduğu için bu kadar zaman kaybettiğini söylemiştir. Fakat araç takip uzmanı uydu destekli araç takip programı sayesinde araçların konumlarını bilgisayarında görebilmektedir ve bilgisayarında aracın bu kontrollerin olduğu yerden daha uzak bir noktada durduğunu ve bu kontrollere girecek araçları İngiliz Polisi’nin kesinlikle liman sınırından ileriye bırakmadığını bilmektedir. Bu beklemeden dolayı sabah adresine ulaşması gereken eşyanın teslimi gecikmiştir ve filo bölümü sürücü hatası olan gecikmelerde sürücüye belli bir ceza kesmektedir.
Sorular:
1)
Araç
takip sistemlerinin filo yönetimine getirdiği etkinlik ve verimliliği
tartışınız.
2)
Araç
takip sistemi olmasaydı filo yöneticileri ve sürücü arasında nasıl bir konuşma
olurdu ?
3)
Araç
takip sorumlusu bu durum sonucunda nasıl bir tavır takınmalıdır? değerlendiriniz.
www.meslekiyeterlilik.com©